مطلوب ) وتسجيل المحاضر بدقة، ثم توزيعها على الأطراف المعنية والتأكد من متابعة تنفيذ التوصيات الصادرة عنها. • تنظيم و
نبذة عن الوظيفة
تسعى مجموعة قمح لتعزيز فريقها بكفاءات متميزة، وذلك ضمن إطار التوسع المستمر في كادرها الإداري وتحقيق رؤيتها في تقديم أعلى مستويات الجودة والابتكار، حيث ترغب بتوظيف "سكرتاريا تنفيذية
الوصف والتفاصيل
تسعى مجموعة قمح لتعزيز فريقها بكفاءات متميزة، وذلك ضمن إطار التوسع المستمر في كادرها الإداري وتحقيق رؤيتها في تقديم أعلى مستويات الجودة والابتكار، حيث ترغب بتوظيف "سكرتاريا تنفيذية" وفق المتطلبات الوظيفية التالية: المهام والمسؤوليات: • تنظيم المواعيد والاجتماعات: وإعداد جداول زمنية للاجتماعات والمواعيد الخاصة برئيس القسم والإدارة، والتنسيق مع الأقسام المختلفة، وتجهيز الوثائق والعروض المطلوبة مسبقاً. • إدارة البريد والمراسلات: واستقبال وفرز البريد الوارد (ورقي/إلكتروني)، وتوجيهه للأقسام المعنية، ومتابعة البريد الصادر والتأكد من تسليمه في الوقت المناسب. • إعداد محاضر الاجتماعات: والحضور (وفق ما هو مطلوب) وتسجيل المحاضر بدقة، ثم توزيعها على الأطراف المعنية والتأكد من متابعة تنفيذ التوصيات الصادرة عنها. • تنظيم وأرشفة الملفات: من خلال إنشاء وحفظ الملفات الورقية والإلكترونية المتعلقة بالقسم والإدارة، وفق أنظمة الأرشفة المعتمدة بما يضمن سهولة الوصول إليها عند الحاجة. • المتابعة الإدارية اليومية: من خلال مساعدة رئيس القسم في متابعة تنفيذ القرارات، التوجيهات، والتعاميم الإدارية، وتقديم التحديثات الدورية حول حالة الأعمال الموكلة. • إعداد التقارير الدورية: من خلال إعداد تقارير شهرية وربع سنوية تتعلق بسير العمل، المراسلات، الاجتماعات، والملاحظات الإدارية لرفعها إلى المسؤول المباشر. • التنسيق الداخلي: والتواصل المستمر مع الأقسام المختلفة لتنسيق الأعمال الإدارية، وضمان تدفق المعلومات بدقة وسرعة. • التعامل مع الاستفسارات: والرد على الاتصالات والاستفسارات الواردة للقسم، سواء من العاملين أو الأطراف الخارجية، وتحويلها إلى الجهات المختصة. • المساهمة في الفعاليات والأنشطة: والمشاركة في تنظيم الفعاليات الداخلية أو الدورات التدريبية أو المقابلات الوظيفية والاجتماعات العامة بالتنسيق مع الأقسام الأخرى. • الاستقبال: من خلال المساهمة في تنظيم استقبال الزوار ومتابعة مهام الاستقبال، بما يعكس صورة مهنية عن الشركة. المؤهلات والخبرات المطلوبة: • خبرة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتاريا أو الأعمال المكتبية. • مهارات تنظيمية متقدمة في إدارة المواعيد والاجتماعات. • مهارات تواصل ممتازة والقدرة على التعامل بلباقة واحترافية. • إتقان برامج MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). • مستوى جيد في اللغة الإنجليزية. • مظهر لائق وسلوك مهني. • القدرة على العمل بروح الفريق والتعاون مع الزملاء. مكان العمل: المركز الرئيسي - حلب الراتب: حسب النظام المعتمد لدى المجموعة وبناءً على الخبرات والكفاءات. إذا كنت تعتقد أن لديك المهارات والخبرة المطلوبة لهذا العمل، يرجى تعبئة استمارة التقديم على الرابط التالي: https://forms.gle/MHxYkWQKtXt34Y8m9 ملاحظة: سيتم النظر في طلبات التقديم وفقاً للمعلومات المقدمة ومدى توافقها مع متطلبات الوظيفة، حيث تُهمل كل الطلبات التي لا تتوافق مع الشروط المطلوبة، علماً أنه ينتهي
الإعجابات والتعليقات
شارك رأيك أو استفسارك عن الفرصة، ليستفيد باقي الباحثين عن عمل.